リモートワーク歴3年 実際使っているアプリをご紹介
テレワーク(リモートワーク)をバリ島と札幌で3年している僕が実際使っているアプリをご紹介します。
IT系の個人事業主規模ですが、参考にしてください。
1.グーグル スプレットシート / Google Spreadsheet
グーグルさんの表計算ソフト。神アプリです。
マイクロソフトのエクセルと同じなのですが、皆が同じ画面をリアルタイムで共有出来る点が素晴らしいです。
Chromeとの相性がとてもいいです。
利用方法 : スケジュール管理、売上管理、顧客管理、マーケティング結果出力
2.グーグル スライド / Google Slide
グーグルさんのプレゼン資料制作ソフト。神アプリです。
マイクロソフトのパワーポイントと同じですが、こちらも同じ画面をリアルタイムで共有できます。
細かい図形などは作ることが出来ないですが、指示書を書くくらいなら全く問題ないです。
以前はイラストレーターで資料を制作してたんですが、今はこちらで1本化。
このグーグルスライドに貼り付けた画像はグーグルドライブを圧縮しないという神配慮もあります。
利用方法 : 指示書作成
3.グーグル ドライブ / Google Drive
グーグルさんのクライドファイルストレージ。
マイクロソフトのワンドライブ、iCloud、ドロップボックスと同じ役割。
スプレットシートとスライドは基本こちらに保存するのですが、その際にはドライブの仕様容量を使わないという神仕様。
Macとの同期が少し遅い点が気になりますが、Chromeで利用する分には最高です。
利用方法 : ファイル共有 (社外&社内ともに)
4.Gmail
メールはこちらで一本化。
IMAPでどこにいても同じ環境が作れます。
Macで文章を作っておいて下書きにいれ、外出先でスマホで送信などがとても便利です。
以前はBecky、Tunderbirdなどを利用して各クライアントごとにフォルダで分けていましたが、今ではもうすっかり検索脳。
検索を上手につかえば、仕事効率もはかどります。
利用しているのは☆(黄色のみ)とラベル(主に5個ほど)
☆は外出先でスマホで後ほどMacで確認など、何かアクションを起こさないと行けないものはつけてアクション後消しています。
利用方法 : お客様との連絡用
5.ゾーホー CRM / Zoho CRM
CRMとはCustomer Relationship Management (カスタマーリレーションシップマネージメント)の略語で、顧客関係管理をこちらを使ってやっています。
見積書、請求書の吐き出し、総売上、各クライアントさんごとの売上など、こちらで可視化できます。
利用方法 : 顧客管理、請求書と見積書の吐き出し
6.スカイプ / Skype
チャット、ビデオ通話アプリ。
こちらで業務の確認をしています。
毎時間各スタッフから出来高がスカイプに送られてきて、それを確認することで進捗や気になるところがわかります。
私達が扱う建築パースは最終形態も画像の場合が多く、簡単に画像を送信できるスカイプはとても便利です。
離れているからこそ、こういうこまめな連絡は必須です。
その他で検討したものはWhatsApp、Facebook Messenger、Slackです。業務に関しては現在スカイプで統一しています。
利用方法 : 社内での業務連絡ツール
以上がメインで使っているものです。
その他、サブ的な扱いのアプリも以下でご紹介。
7.ワッツアップ / Whatsapp
主に携帯からの雑談や、勤怠管理、バリのお祭りや風景の共有で使っています。
プライベート的なものが強い位置づけです。
スカイプは業務で利用するので、スタッフは携帯には入れていないです。
利用方法 : 勤怠管理、プライベートコミュニケーションtツール
8.050プラス / 050 plus
NTTコミュニケーションが提供している、日本の050で始まる電話番号をネット環境があれば世界中どこでも使えるサービス。
日本にいてもインドネシアにいても受け取ることができます。
通話料金は日本から日本にかける値段より少し安いほど。
国際電話ではないため、「ウェブサイトにもお気軽にお電話ください。」と記載することができ、実際にお電話を頂いております。
スマホには2つの電話番号をもっていることになります。SIMカードは日本ではUQ。インドネシアではTelkomselを利用しています。
これによりかなり電話代が安くなりました。
050で始まる電話番号を持つことは月額324円。
国内の一般加入電話への発信3分8.64円。
国内のケータイへの発信は1分17.28円。
利用方法 : お客様との連絡用
9.ランクグル SEO / RankGuru SEO
ウェブサイトからの受注はとても重要で、毎日自分のサイトのランクをチェックすることはとても大切です。
Windowsなら無料のSEO監視アプリが沢山あるのですが、僕はMACなのでRank Guru SEOを利用。
PCをスリープから立ち上げると毎日自動で設定したキーワードで現在のGoogleの順位とYahooの順位を拾い出してくれます。
このアプリの機能で特に優秀なのが「日本のGoogle、Yahooの検索順位」を取ってきてくれることです。
Googleの検索はインドネシア国内で検索をするとIPから自動的にその地域にあった検索結果になってしますし、よく見るウェブサイトが上位に表示されるようになっています。
840円と有料アプリなのですが、シークレットウィンドウで検索をした結果に近いランキングを吐き出してくれるのは大変助かります。
SEOを重要視していて、Macを利用している方は是非つかってみてください。
ライバル会社のランキングも毎日チェックして、動向を観察。
毎日順位をみることは順位をあげるにはとても重要な事ですよね。
利用方法 : SEO監視用
以上がサブ的な感じで利用しているアプリです。
番外編は以下です。
ウェブカメラ
インドネシア開発拠点はカメラを設置して、常に見ています。
しっかり仕事してるからちゃんと見ていて。間違えがあったらすぐに報告してほしい、すぐに直すから。といったスタッフからの要望で設置してます。
監視というか、空気感の共有的な感じの意味合いが近いです。
時計2個
日本にいる時は2つ壁掛け時計を用意しています。
日本とバリ島は1時間の時差で計算をするのは簡単なのですが、パッと時計をみたときに感じるものが全然違います。
息子や嫁にはバカにされていますが、僕には必要です。
以下で以前使っていたものや検討中のもの
ドロップボックス / Dropbox
クラウドファイルストレージ。
同期が神。本当にすごいと思う。
他のアプリでグーグルを利用しているので、相性がいいグーグルドライブに変更しました。
ワンダーリスト / Wunderlist
To Do List 管理アプリ
こちらも開始当初はとてもお世話になったTo Do List。
現在はスプレットシートでスケジュールとTo Do管理を同時におこなっているので、使わなくなりました。
追記 : 2015年にマイクロソフトに買収されまして、この度2020年5月にサービスを終了することになりました。
スラック / Slack
チャットアプリ
何回か導入しようという話になりましたが、結局Skypeを使っています。
理由は画像の容量制限があること。既読が見えないこと。
まとめ
いかがだったでしょうか。
とにかくガッツリとGoogleさん依存中といった感じです。
Googleさんのアプリ利用は有料プランで運用しています。
有料プランはG Suiteという名前で月額 Business ¥1,360/ユーザー でうちは2ユーザーを契約中。
Googleさんは無料プランも充実していますので、無理して有料プランにしなくてもいいと思います。
うちの場合はストレージ容量が無料の30Gではたりないので、1TB/ユーザー使えるので、ストレスなく運用しています。